Das Projekt bestand aus folgenden Grobschritten:

• Erarbeitung Registraturplan
• Erarbeitung der Grundlagen für das flächendeckende Arbeiten auf der Verwaltung mit der Geschäftsverwaltungssoftware CMI (Handbuch, Berechtigungskonzept, Prozesse, Vorlagen, etc.) 
• Einführung und Schulungen (Sitzungsmanagement, Vertragsmanagement, eBauverwaltung)
• Archivreorganisation

Feuer für Digitalisierung entfacht

Dieses durch die Gemeinde Speicher initialisierte Vorzeigeprojekt «Speicher goes digital», welches in Zusammenarbeit mit der AR Informatik AG und CMI Informatik AG realisiert wurde, entfachte im ganzen Kanton Appenzell Ausserrhoden ein neues Feuer für die Digitalisierung auf den Verwaltungen. 

Die Gemeindeverwaltung Speicher hat in den letzten Jahren Vollgas gegeben und ist, was das digitale Zusammenarbeiten in der Verwaltung anbelangt, mittlerweile sehr gut aufgestellt. Der geleistete Effort für die zeitgemässe digitale Arbeitsweise auf der Verwaltung hat sich aus Sicht des Gemeinderates gelohnt und stellt einen in der heutigen Zeit wichtigen Standortvorteil dar.

Seit Juni 2023 werden alle Sitzungen sämtlicher Kommissionen in CMI protokolliert. Die Unterlagen für die Kommissionsmitglieder stehen digital zur Verfügung. 

Kosten innerhalb Budget

Der Gemeinderat konnte an seiner Sitzung erfreut den Projektabschluss genehmigen. Auch die Kosten für die Digitalisierung der Verwaltungstätigkeit sowie die Archivreorganisation beliefen sich innerhalb des beantragten Budgets. 

Der Gemeinderat dankt allen Beteiligten, die mit ihrem Einsatz für diesen signifikanten Digitalisierungsschritt zum Erfolg dieses Projektes beigetragen haben. Auch nach Abschluss dieses Projektes führt die Gemeinde Speicher ihre Digitalisierung fort und wird sich weiterentwickeln.

Dafür sind Gefässe initialisiert, welche unter der Leitung der Gemeindeschreiberin Michal Herzog, die Steuerung und Überwachung der kontinuierlichen Weiterentwicklung übernehmen. Auch wird angestrebt, dass die digitale Zusammenarbeit mit Kanton, anderen Gemeinden oder externen Stellen vorangetrieben und umgesetzt werden kann.